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Pourquoi créer une digital workplace à l'heure du travail à distance ?

Adèle Dartiguenave


SOMMAIRE 

livre blanc transformation digitale

Introduction

Le premier défi de l’entreprise de demain, c’est la digital workplace (ou espace de travail numérique). Face aux nombreux changements présents et à venir dans le monde du travail, les entreprises doivent s’adapter et se digitaliser pour proposer plus de flexibilité à leurs salariés. Le rapport au travail chez les jeunes travailleurs n’est plus le même qu’il y a 50 ans. Portés par les nouvelles technologies, de nouveaux modes de travail font leur apparition pour faciliter la mobilité géographique des collaborateurs et démocratiser la pratique du travail à distance. Parallèlement, de nouveaux concepts tels que l’expérience collaborateur et le bien-être au travail, émergent et deviennent une préoccupation pour les entreprises, qui voient leur attractivité et leur compétitivité directement affectées. La crise sanitaire a toutefois montré que les entreprises n’étaient ni préparées ni équipées pour généraliser la pratique du travail à distance. Faisant face à des défis à la fois organisationnels, relationnels et technologiques, elles ont désormais pris conscience de la nécessité d’opérer une transformation numérique pour inscrire dans la durée ces nouveaux modes de travail largement plébiscités par leurs salariés. Dans cet article, découvrez pourquoi et comment créer une digital workplace.


L’émergence de nouveaux modes de travail

nomadisme

1. Nouveaux mode de travail : les attentes des collaborateurs 

Alors que les générations Y et Z représenteront bientôt la majorité de la population active, les entreprises doivent s’adapter à leurs attentes et exigences spécifiques vis-à-vis du travail. Contrairement à leurs aînés, cette nouvelle génération de travailleurs ne considère par leur carrière de façon linéaire, mais celle-ci doit plutôt s'adapter au gré de leurs aspirations personnelles et des changements dans leur vie privée. Concilier le travail et la vie privée est pour eux une priorité. Ils recherchent plus de flexibilité à tous les niveaux de leur vie professionnelle : de la mobilité géographique à l’aménagement des horaires en passant par les relations humaines, le mode de management, la hiérarchie et le style vestimentaire. L’émergence du concept de bien-être au travail souligne d'ailleurs l’importance pour les salariés d’associer le travail au plaisir et à l’épanouissement. Face à ces nouvelles attentes, de plus en plus d’entreprises s'intéressent à l’expérience collaborateur et la marque employeur dans le but d’améliorer la motivation et la productivité des collaborateurs d’une part, mais aussi de rester attractives et compétitives sur le marché de l’emploi d’autre part.

2. Perception des nouveaux modes de travail avant et après la crise du Covid-19

Nous l’avons vu, la mobilité géographique est un critère important pour les salariés d’aujourd’hui en quête de flexibilité. Travail à distance, flex office, nomadisme, coworking, smart office, digital workplace, home office, travail hybride… On peut dire que les mots ne manquent pas pour désigner les dernières tendances du monde professionnel ! Pourtant, beaucoup d’entreprises n'envisageaient pas ces nouveaux modes de travail comme une possibilité il y a encore quelques années. Les freins à leur adoption ? Une organisation trop rigide, un manque d’équipement, des méthodes managériales par le contrôle et peut-être une certaine réserve ou réticence. Avec la crise sanitaire du Covid-19, les entreprises ont finalement été contraintes de s’adapter et de repenser leur organisation en urgence. Cette crise aura permis d’éprouver le mode de travail à distance et de convaincre les sceptiques et les réfractaires pour qui le télétravail était synonyme de non-productivité. Certaines entreprises ayant expérimenté le mode de travail à distance ou full remote cherchent désormais à installer le travail hybride, entre présentiel et distanciel, de manière pérenne. 

3. Nouveaux modes de travail : quels avantages pour les entreprises ?

bien-être au travail

En réaction aux nouvelles attentes des collaborateurs ou par nécessité avec la crise, ces nouvelles manières de travailler tendent donc à se normaliser. Avant toute chose, analysons trois grandes tendances d’un peu plus près avec quelques définitions : 

- Télétravail ou encore home office désignent une activité professionnelle effectuée en partie ou en totalité en dehors des locaux de l’entreprise, à domicile. 

- Travail hybride désigne une activité professionnelle effectuée en partie en télétravail, en partie sur le site de l'entreprise. Ce mix alternant des phases de 2-3 jours en distanciel et en présentiel est un modèle largement plébiscité au sortir de la crise. 

- Nomadisme désigne une activité professionnelle effectuée à distance, mais pas nécessairement à domicile. Le propre du travailleur nomade est qu’il peut travailler de n’importe où : à l’extérieur, dans des lieux tiers (café, espace de coworking..), en déplacement et même en voyage.

Nous l’avons vu, ces nouveaux modes de travail répondent au besoin de flexibilité et d’autonomie des salariés mais quels en sont les avantages du point de vue des entreprises ? Voici une liste non exhaustive :

  • Une amélioration du bien-être et de la satisfaction des salariés 
  • Une réduction de l'absentéisme et des retards
  • Une meilleure intégration des salariés en situation de handicap ou des salariés ayant des contraintes familiales importantes. 
  • Une réduction des frais généraux et des dépenses liés au transport et aux locaux
  • Un réduction de l’empreinte carbone
  • Une augmentation de la motivation et de la productivité des salariés
  • Une amélioration de la marque employeur, de l’attraction et de la rétention des salariés


Nouveaux modes de travail : quels enjeux pour les entreprises ?

1. Défis relationnels

teamwork

Pour les entreprises, le premier enjeu est de faire évoluer la culture d’entreprise et d’assouplir les modes de management. Pour gérer une équipe à distance, les managers doivent responsabiliser leurs collaborateurs en leur accordant plus de confiance et d'autonomie dans leurs tâches. Ils sont amenés à revoir l’organisation du travail et d’adapter les objectifs de leurs collaborateurs en fonction de leur présence ou non sur site. Ils auront également la mission de former leurs collaborateurs aux nouveaux processus mis en place et de les accompagner dans cette nouvelle manière de travailler pour qu'ils puissent trouver leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Une de leurs préoccupations principales sera de maintenir le lien social, la cohésion d’équipes, l’implication de leurs collaborateurs dans la vie de l’entreprise et leur sentiment d’appartenance.

2. Défis organisationnels

Si les entreprises ne sont pas encore toutes prêtes à abandonner entièrement le concept de bureau physique, elles ont commencé à repenser cet espace pour s’adapter aux nouveaux modes de travail et aux besoins de leurs collaborateurs. Et si elles n'adoptent pas des espaces de coworking, elles s’en inspirent. Flex office, desk sharing... Le nouvel espace de travail n’aura plus de bureau attitré et chaque collaborateur pourra réserver une place bureau pour la journée ou une salle de réunion pour un 1h. D’ailleurs, les espaces sont multiples pour faciliter le nomadisme intra entreprise. La cafétéria est remplacée par des frigos connectés ou des services de livraison de repas pour laisser place à des espaces communs favorisant la détente, l’échange et le bien-être au travail. 

open space

3. Défis technologiques

La tendance du travail hybride et du flex office impliquent l’abandon total du support papier, et de ce fait la dématérialisation et la digitalisation de toutes les procédures et flux de tâches. Or, la crise sanitaire a montré que les entreprises, prises de court, n’avaient pas les ressources matérielles pour digitaliser leur organisation. Pour que leurs salariés puissent travailler efficacement quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en toute circonstance, les entreprises doivent en premier lieu renouveler leur parc informatique en s’équipant d’ordinateurs portables. Mais en modifiant le matériel et les usages informatiques de leurs collaborateurs, elles s’exposent aux risques de cyberattaques, c’est pourquoi elles devront penser à adapter leurs systèmes de sécurité informatique pour garantir la protection de vos données. Enfin, elles se dotent de solutions applicatives plus légères et qui favorisent le partage d’information et la collaboration entre les équipes.


Transformer l'expérience collaborateur grâce à la digital workplace

1.Définition de digital workplace 

digital workplace

Désormais incontournable pour s’adapter aux nouvelles tendances du monde professionnel, la digital workplace fait référence à l’environnement numérique au travail. La Digital Workplace est un ensemble de technologies, de plateformes et de solutions digitales qui constituent un environnement de travail connecté. Elle est accessible sur n’importe quel support par tous les collaborateurs qu’ils soient sur site, à distance ou en mobilité. Selon la définition du cabinet de conseil Gartner, la digital Workplace permet d'adopter de nouvelles méthodes de travail plus efficaces, d'accroître l'engagement et l'agilité des collaborateurs, et d'exploiter des méthodes et des technologies centrées client. En définitive, l’objectif d’une digital workspace est d’offrir une expérience collaborateur augmentée qui sera bénéfique à votre organisation :

10 raisons de mettre en place une digital workplace

  • Augmentation de la flexibilité
  • Mobilité géographique facilitée
  • Amélioration de la productivité 
  • Amélioration de la communication interne
  • Expérience collaborateur augmentée
  • Amélioration des performances
  • Collaboration entre les services facilitée
  • Meilleur partage de l’information
  • Réduction des coûts opérationnels
  • Amélioration de la cohésion des équipes

2. Digital workplace : quelles solutions applicatives ?  

Contrairement aux idées reçues, aucune suite logicielle ne peut se targuer d’être un digital workspace, pas même G Suite et Office 365 encore incomplets et mal intégrés. La digital workplace couvre donc un large spectre de solutions applicatives fragmentées, mais particulièrement utiles à l’heure du télétravail hybride ou à distance. En voici un aperçu :

  • Des solutions de gestion de projet et de tâches :

Exemples : Trello, Asana

  • Des logiciels de gestion de la relation client

Exemples : Salesforcce, Hubspot

  • Des applications de communication, de messagerie et de visioconférence

  Exemples : Slack, Google Meet, Outlook

  • Des espaces de partage et de stockage des documents

Exemples : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive

  • Des applications métiers plus spécifiques 

Exemples : Canva, Jira

  • Des outils collaboratifs

Exemples : Miro, Klaxoon

Grâce à la vague du no-code qui révolutionne le monde du logiciel depuis quelques années, nous avons toutefois vu émerger un nouveau type de solution collaborative. Entre la base de données, la feuille de calcul, la kanban et le calendrier, le Work OS, ou Work Operating System (système d’exploitation professionnel), s’apparente de plus en plus à un digital workspace tel que l’on pourrait l’imaginer. Parmi les Work OS les plus utilisés, on retiendra Monday.com, Airtable, Notion et ClickUp. Si ces solutions no-code sont de plus en plus plébiscitées, c’est avant tout grâce à leur grande flexibilité. Elles vous permettront de créer des applications de flux de tâches, des projets et des processus de manière entièrement personnalisé. 

3. L’intégration au coeur de la digital workplace

workflow

Si la digital workplace n'existe pas sous forme de solution packagée, vous pouvez toutefois la créer par vous-même. Adopter les nouvelles solutions dont vos équipes ont besoin pour travailler à distance n’est que la première étape. Il vous faudra les intégrer à votre système d’information existant et orchestrer leurs différents usages. Sans cette étape clé, vous risquez de rencontrer des problèmes d'interopérabilité qui ne vous permettront pas tirer pleinement parti de vos solutions. La digital workplace passe donc par l’intégration de vos applications. De plus en plus d’éditeurs développent leur API et se dotent d’une marketplace d’applications tierces afin que vous puissiez automatiser des flux de tâches et partager des informations entre les logiciels utilisés en interne. Il existe aujourd’hui des plateformes d’automatisation innovantes comme Blendeez qui vous permettent de créer vos workflows sans une ligne de code. L’intégration des systèmes sera donc la clé pour construire votre digital workplace et répondre aux nouveaux défis posés par l’évolution des modes de travail.


Conclusion 

L’arrivée de nouvelles technologies disruptives a profondément changé notre manière de travailler. Si les jeunes salariés aspiraient déjà à plus de flexibilité depuis quelques années, la crise sanitaire a été pour beaucoup d’entreprises une prise de conscience, non seulement de leur retard en matière de digitalisation, mais aussi de la nécessité de repenser leur modèle et leur stratégie à l'ère du digitale. En effet, les nouveaux modes de travail soulèvent des enjeux d’ordre relationnel, organisationnel et technologiques auxquels les entreprises doivent faire face pour assurer une expérience collaborateur optimale et rester compétitives.

La digitale workplace peut aider les entreprises à répondre à ces défis et à s’adapter à la réalité du travail d’aujourd’hui. Dans le monde du travail de demain, la digital workplace sera le facteur clé de succès pour assurer l’engagement des collaborateurs, la performance des entreprises et leur attractivité. Celle-ci doit avoir une approche holistique et s’intégrer aux applications existantes afin de faciliter le partage d’informations, la collaboration entre les équipes, l'accessibilité et la mobilité. Comme pour tout projet de transformation numérique, la création d’une digital workplace nécessite de suivre une méthodologie rigoureuse avec une analyse des besoins, un audit des outils existants et une formation des collaborateurs dans la prise en main du nouvel environnement de travail.

livre blanc transformation digitale


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