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"Avoir une vision 360° de nos activités en quelques clics via Blendeez"

Funbreak

Funbreak transforme son business et place l’automatisation au cœur de son métier pour améliorer le pilotage des activités

Présentation de Funbreak

Créé il y à 12 ans par Maxime Comi, FunBreak est devenu le leader des séjours festifs pour les jeunes étudiants français. PME lyonnaise composée d'une équipe de 8 personnes, Funbreak s’attache à proposer des séjours et des services sur mesure pour répondre aux attentes des jeunes étudiants de moins de 30 ans. Proposant des expériences inoubliables aux étudiants, l’entreprise est devenue le partenaire privilégié des BDE, BDS et autres associations étudiantes des plus grandes écoles : KEDGE Marseille et Bordeaux, ESDES Lyon, ESC Toulouse, HEC Paris, ESCP, ISC PARIS, ICN Nancy…

Funbreak organise des voyages clés en main, comprenant services, animations, sécurité, encadrement et tous ces plus qui rendent le voyage inoubliable auprès des participants.

Depuis 2007, c’est plus de 32 000 étudiants qui ont eu la chance de vivre l’expérience FunBreak et pas moins de 188 associations accompagnées dans leur projet de week-end d'intégration ou de désintégration, de week-end ou semaine ski, de week-en capitale...

Victime de son succès et dotée d’une équipe à taille humaine, Funbreak a décidé d’opérer un changement global de ses systèmes d’informations pour les rendre plus agiles et à même de mieux répondre au développement de son activité.

Comment Funbreak a-t-il donc entamé sa transition vers une organisation plus automatisée et efficace ?

Au départ, son système d’information s’est construit autour d’un ERP métier spécialisé dans le domaine du voyage. Au fur et à mesure, cet ERP semblait trop rigide pour une entreprise comme funbreak et le choix de passer dans le cloud avec des logiciels plus agiles a été choisi.

L’entreprise s’est donc dotée d’une suite de logiciels composés de Hubspot pour le suivi marketing et commercial, de Monday pour la gestion de projet et de Quickbooks pour le suivi facturation et comptable.

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Automatiser les flux de facturations et améliorer le recouvrement

Avant leur rencontre avec Blendeez, les équipes de Funbreak perdaient un temps fou pour signer et facturer les clients. En effet, chaque projet de voyage avait pour particularité un design sur mesure des prestations, avec des prix, des taux de TVA et des prestataires à refacturer. Vendre un voyage incluant les prestations hôtelières et de restauration, les animations, le transport… devenait un défi technique.Ainsi pour chaque voyage client, les équipes commerciales avaient beaucoup de difficultés à établir des bons de commande rapidement au regard de la diversité et de la complexité des demandes de chaque client. En parallèle, les équipes comptables ne parvenaient pas à facturer en temps et en heure les clients et les sous-traitants, faute d’une information simplifiée et analytique.

La mise en place de Hubspot a permis un meilleur suivi commercial et celle de Quickbooks un meilleur suivi comptable. Le maillon manquant était le lien entre les 2logiciels pour créer des scénarios d’automatisation fiables et efficaces :par exemple, facturer un client dans Quickbooks avec les bonnes informations récupérées dans les bons de commande Hubspot, en appliquant les bons niveaux de TVA et en créant dans le même temps les factures de sous-traitante associées.

Grâce à Blendeez, Funbreak s’est donc doté de ces automatisations pour mieux répondre au client dans la phase avant et après-vente, et ainsi améliorer son expérience globale. En parallèle, l’exécution de la vente, le suivi comptable et le recouvrement ont été améliorés et simplifiés pour les équipes. Ainsi, en automatisant le lien entre commerce et facturation, c’est son besoin en fond de roulement (BFR) que l’entreprise a transformé en quelques clics.

Automatiser le reporting pour de meilleures prises de décisions

Une fois ce premier challenge résolu, la qualité du reporting était encore à affiner. En effet, l’exploitation des interfaces des différentes sources d’informations (Hubspot, Quickbooks, ERP métier…) ne permettaient pas de construire un reporting de qualité. Les équipes devaient en effet collecter toutes les informations manuellement pour ensuite les saisir dans l’outil de pilotage Monday.

Blendeez a en effet permis de normaliser le format des données de telle sorte à les intégrer de manière automatique dans l’outil de reporting Monday. Instantanément, une vision holistique du business était construite et les équipes étaient en capacité de mieux planifier le travail et accompagner les clients, améliorant de fait la performance globale de l’entreprise.

"Avant l'arrivée de Blendeez, c’était chronophage de faire le reporting commercial, marketing et comptable. Nous avions difficilement une vue 360° de nos opérations et la prise de décision en était impactée. Blendeez a créé des ponts entre chaque domaine pour les faire interagir et nous a ainsi permis de prendre des décisions plus instantanées. ." Maxime Comi, Fondateur et CEO.

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